Στους περισσότερους ανθρώπους αρέσει η τάξη και η οργάνωση. Αν και εσείς θέλετε τα δεδομένα που αποθηκεύετε να είναι οργανωμένα έτσι ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση σ’ αυτά ή και για να διαγράψετε κάποια από αυτά, τότε τα αρχεία βάσης δεδομένων σας προσφέρουν την οργάνωση που χρειάζεστε. Τα δεδομένα σας ταξινομούνται σε πίνακες και πεδία.
Κάθε καταχώρηση σε μια βάση δεδομένων είναι γνωστή ως αρχείο, και οι βάσεις δεδομένων συνήθως αποθηκεύουν πληροφορίες που πηγάζουν από δυναμικές ιστοσελίδες. Δημοφιλείς καταλήξεις αρχείων βάσης δεδομένων είναι οι: DB, MDB, ITDB και DBF.